7 ШАГОВ В ОРГАНИЗАЦИИ СВОЕГО DIY МУЗЫКАЛЬНОГО ФЕСТИВАЛЯ

Организация события в несколько дней в вашем городе требует кое-какого опыта в букинге и отличного знания собственной локальной сцены. И это далеко не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Это под силу почти каждому, кто умеет планировать, общаться, искать возможности и учиться.

Важно понимать, что DIY - это не про работу в одиночку, это про работу в сообществе людей. Пригласите друзей и знакомых промоутеров поучаствовать в организации вашего фестиваля - это сохранит ваше душевное здоровье и поможет самому событию. Разделение ответственности и брэйнстормы - это всегда полезная для большого проекта практика. Вот ваш пошаговый гид по тому, как нужно организовывать собственный фестиваль.

1. ОПРЕДЕЛИТЕ ПОВОД

Конечно, можно организовать просто музыкальный фестиваль, не имея какой-то концепции. Но если мы посмотрим на успешные DIY-фестивали, то заметим, что почти за каждым из них стоит конкретная идея. Спросите себя: какой у вас повод?

Возьмем несколько американских примеров. Ruidosa Festival - “путешествующий” фестиваль, где выступают латиноамериканские женщины с музыкой всех жанров. Macrock - фестиваль DIY-культуры в Вирджинии, проводящийся с конца 90-х годов. Музыканты, промоутеры, агенты также участвуют здесь в разнообразных конференциях и образовательных событиях. A3C Music Festival and Conference начался в 2005 году как скромный хип-хоп шоукейс и с того времени превратился в огромное пятидневное событие с конференциями, кинопоказами, лекциями и т.д.

Эти три (и многие другие по всему миру) фестиваля имеют конкретную причину, которая и выделяет их среди всех остальных. Какова ваша причина?

2. ПРИКИНЬТЕ ЛАЙНАП

Как только вы определите миссию своего фестиваля, набор участников придет в голову довольно быстро - ну, по крайней мере, идеальная картина того, как все должно происходить. Как много артистов вы хотите видеть на сцене/сценах во время фестиваля? Начните с того, чтобы узнать заинтересованы ли они и имеют ли возможность выступить. И не рассчитывайте на то, что каждый, кому вы зададите два вопроса, ответят на них положительно. Ваш дрим-лайнап, скорее всего, не сложится. И это не беда.

Самое главное - букировать хэдлайнеров по возможности настолько рано, насколько это возможно. Как только они подтвердятся, можно начинать переговоры с более мелкими и местными музыкантами, а также составлять список запасных на случай, если кто-то отменит свое выступление (а это случается почти всегда).

Бюджет для артистов

Когда вы составляете лайнап, старайтесь сразу прикидывать стоимость выступления каждого артиста. Если вы планируете бесплатное событие, сможете ли вы договориться о гонорарах от площадок? Разумеется, гораздо легче просчитать события, на которые продаются билеты.

Прикиньте стоимость за вход при условии того, что идеальный лайнап сложится, умножьте эту цифру на предполагаемое количество посетителей, вычтите затраты на разные организационные нужды. Вы получите то, что сможете потратить на гонорары артистам.

Не букируйте больше артистов, чем сможете осилить, не обещайте оплату всем, если не уверены, что сможете заплатить. Некоторые музыканты соглашаются на минимальную оплату, если вы сообщаете, что заплатите больше, если сможете. Не забывайте о хэдлайнерах, ведя переговоры с совсем молодыми артистами - многие из них смогут сыграть бесплатно из соображений того, что они будут представлены более широкой аудитории.

3. НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О ДИДЖЕЯХ И ТОРГОВЫХ ПАЛАТКАХ  

Разумеется, артисты - главные герои любого фестиваля, но добавление каких-то дополнительных активностей, поддерживающих концепцию фестиваля - это очень полезная вещь.

Будьте изобретательны и создавайте больше активностей вокруг музыкантов: торговые точки с одеждой и едой, инсталляции, поэзия - все это может поддержать дух фестиваля и привлечь еще больше посетителей. Кто в вашем городе занимается дизайном одежды или держит фургон с кофе или сэндвичами? Предложите им участие в фестивале и берите процент от их продаж в качестве платы за аренду - так или иначе, они будут представлены большому количеству людей. Таким образом вы не только создадите дополнительную причину посетить ваш фестиваль для публике, но и опробуете новую платформу, где встретятся самые активные люди вашего города.

Не забывайте о диджеях. Это они поддерживают атмосферу фестиваля между  выступлениями основных участников. Вдобавок они могут спасти вас во время неожиданных задержек или внезапных отмен. Открытие фестиваля с приглашенным диджеем может превратить вялое начало (неотъемлемое условие почти любого дневного сета) в настоящий праздник и подогреть публику для первой группы. Опросите всех тех, кто собирается выступать - вполне возможно, участники некоторых групп будут рады поставить любимые треки в паузах между выступлениями других.

4. ПЛОЩАДКИ

Когда вы думаете о площадке проведения фестиваля, держите в голове количество выступающих артистов и их популярность, и нужно ли вам будет пространство для торговых палаток и иных активностей.

Очевидная опция - это, разумеется, клубы и бары, в которых уже все подготовлено для живых выступлений. Однако бронирование нескольких дней подряд - это большое дело для любого клуба, и вам заранее нужно знать приблизительное количество посетителей, чтобы понять подходит ли площадка для фестиваля. Старайтесь думать и о том, что событие может проходить сразу на нескольких площадках. Так или иначе, всегда можно забронировать один день или вечер под открытие фестиваля в каком-то одном клубе, а все остальные дни провести в другом месте.

Конечно, возможности для фестивалей не ограничиваются существующими клубами и другими оборудованными для выступлений местами, вы всегда можете подумать и об иных возможностях. Например, если вы затеваете феминистский фестиваль, где все выступающие будут женского пола, попробуйте найти какой-то бизнес, которым заправляют женщины, и попросить их предоставить площадку для вашего события.

Если вы хотите организовать фестиваль на открытом воздухе, вам нужно хорошо изучить правила, связанные с этим, в вашем городе. Некоторую информацию вы можете найти онлайн или связавшись с городскими властями на предмет правил и стоимости. Это может быть дорого.

Если на вашей площадке нет штатного сотрудника на зарплате, отвечающего за оборудование, то в некоторых случаях вам придется арендовать его и нести за него ответственность самостоятельно.

5. СПОНСОРЫ ДЛЯ ЗАТРАТ НА ОРГАНИЗАЦИЮ

Если вашему фестивалю нужно дополнительное финансирование, подумайте о том, чтобы найти спонсоров. Это не значит, что нужно отправлять свои просьбы в большие корпорации. Сначала подумайте, что именно они получат от вас и почему они должны участвовать?

Разумеется, они должны получить рекламу. Заранее продумайте все детали и прогнозы - любой потенциальный спонсор сразу захочет узнать, какое количество рекламы он получит, чтобы сообразить, как много он сможет дать, и сможет ли вообще.

Вы можете предложить размещение их логотипа на всех плакатах и флаерах (и чем больше вы их печатаете, тем соблазнительнее выглядит ваше предложение), так же установку роллапов в видных местах на площадке фестиваля. Расскажите им о своей стратегии в соцсетях и укажите количество постов, в которых они будут отмечены. Будет ли у вас официальный фестивальный мерч? Если так, вы можете разместить их лого и на самих объектах.

У больших компаний всегда есть деньги для спонсорства, выделяемые ими в рамках корпоративной социальной ответственности (КСО), но до них довольно сложно достучаться, не имея никаких связей. Обратите внимание на компании, которые поддерживали другие мероприятия в вашем городе и подготовьте хорошую презентацию. Показать им, что они будут представлены перед новой интересной аудиторией - это ваша главная задача.

Локальный небольшой бизнес - это еще одна опция, которую не стоит недооценивать. Подготовка к работе с ним ничем не отличается от работы с большими бизнесами - принцип тот же. Однако в этом случае, при удачном исходе событий, вы вместе укрепляете местную культуру.

6. МАРКЕТИНГОВАЯ СТРАТЕГИЯ

Продвижение фестиваля не то чтобы очень сильно отличается от продвижения отдельного концерта, однако давление на вас будет гораздо сильнее. Придется платить большему количеству выступающих, а также организовывать каждое выступление, делать так, чтобы фестиваль в общем прошел хорошо - и ответственность за это ложится целиком на ваши и вашей команды плечи. Спонсоры в будущем? Забудьте об этом, если в этот конкретный раз все пройдет ужасно.

Если ваша маркетинговая стратегия будет составлена грамотно, то финальными цифрами будут довольны все - от площадок и исполнителей до торговых палаток и вас самих. Печатайте, по крайней мере, в два раза больше постеров и флаеров, чем вы ожидаете. Будьте внимательны, когда оставляете их в разных местах - не нужно бездумно раскидывать их по барам, оставляйте их в те вечера, когда приходит та публика, которую вы хотите видеть на своем фестивале. Если у вас есть спонсорские деньги, попробуйте купить кое-какое рекламное время на местной радиостанции.

Очень заранее создайте события в соцсетях и постарайтесь найти отдельного человека, который будет этим заниматься. Пусть он составляет план публикаций на две недели вперед - это спасет от того, чтобы тратить время на поиск поводов и новостей в последний момент.

Создайте хэштег. Придумайте что-то запоминающееся (например, короткий слоган) или просто используйте название фестиваля. Включайте его в максимальное количество промо-материалов, чтобы посетители, исполнители и другие люди, имеющие отношение к фестивалю, могли его использовать. Это помогает распространять информацию, а затем искать материалы постфактум.

7. ПОДГОТОВКА

Создание DIY-фестиваля состоит из невероятного множества нюансов, и если вы новичок, то подобная задача может показаться неподъемной. Если вы хорошо организованы, то найдете способ справиться с каждым из этих нюансов. Ведите подробную запись совершенно всего: ваш to-do лист, ваши соглашения со всеми вовлеченными в процесс, потраченные деньги, дедлайны по каждому вопросу и т.д. Держите в голове идеальную картину фестиваля и все время сверяйтесь с записями - так процесс организации покажется менее ужасающим.

Несколько советов:

Составьте “карту” каждого дня фестиваля, мест, в которых вам нужно побывать, всех участников и контрибьюторов, с самого утра до самого вечера;

Будьте в курсе каждого райдера и бэклайна всех исполнителей, убедитесь в том, что они в курсе, какое оборудование доступно, а какое нет, знают ли они время саундчека и длительность своего сета;

Поговорите о том, когда будут производиться выплаты, заранее. Разумеется, лучше их осуществлять, когда хаос, связанный с фестивалем, уляжется. Но некоторым музыкантам не нравится ждать неделями. Поэтому обсуждайте время на пороге;

  Если у вас есть какие-то торговые точки: определитесь с освещением, если событие происходит вечером. Убедитесь, что все знают, в какое время приезжать и где располагаться, кто ответственен за столы (вы, площадка или сами продавцы);

Убедитесь, что на площадке выполнены все обязательства перед спонсорами;

Примите тот факт, что вы наверняка будете последним человеком, кому удастся по-настоящему получить удовольствие от события. Вы будете носиться по кругу без передышки, организовывая группы, выясняя проблемы с торговыми точками, подыскивая замену для человека на входе и отвечая на сотню вопросов, самым простым из которых будет: “А во сколько играет группа X?”.

P.S. Если, прочитав этот текст, вы по-прежнему полны решимости организовать свой собственный фестиваль, то не лишним будет ознакомиться с другой нашей статьёй, в которой мы разобрали техническую сторону вопроса.